قوانین ایمیل و استانداردهای ارسال نامه الکترونیکی

قوانین ایمیل و الزامات و آداب آن جهت بازاریابی و تجارت در اینترنت بسیار مهم هستند. هنگامی که استفاده از ایمیل در اوایل دهه 90 رایج شد، دنیای تجارت به طول کامل تغییر یافت. ایمیل اکنون بخش قابل توجهی از روز کاری ما را به خود اختصاص می دهد. طبق مطالعه ای که توسط شرکت بین المللی داده (IDC) انجام شده است ، اغلب صاحبان تجارت آنلاین 28 درصد از ساعت کاری خود را برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل می گذرانند.

در حالی که ما با پیشرفت تکنولوژی سعی می کنیم سریعتر و موثرتر کار کنیم، نباید قوانین اجتماعی را که همراه با هر شکل ارتباطی است فراموش کنیم. در اینجا برخی از قوانین و مقررات مربوط به ایمیل‌ها را لیست کردیم.

لیست قوانین ایمیل

یک خط موضوع روشن داشته باشید

بیشتر ما مجبوریم هر روز با صدها ایمیل که صندوق پستی کاربران را پر می‌کنند رقابت کنیم. بنابراین هرچه عنوان و موضوع ایمیل روشن تر باشد، احتمال اینکه پیام شما خوانده شود بیشتر است.

به عنوان مثال، اگر فایلی را برای كسی ارسال می كنید مشخص و واضح بنویسید که فایل مربوطه پیوست شد.

درج امضاء در ایمیل را فراموش نکنید

در هر ایمیل باید امضایی وجود داشته باشد که به گیرنده می گوید شما چه کسی هستید و با چه روش‌هایی می تواند با شما ارتباط برقرار کند. امضاء را طوری تنظیم کنید تا به طور خودکار در انتهای هر ایمیل ظاهر شود. تمام اطلاعات و مشخصات خود را درج کنید تا گیرنده مجبور نشود آدرس پستی ، ایمیل یا شماره تلفن شما را جستجو کند.

از سلام و احوال پرسی رسمی و مناسب نامه نگاری اداری استفاده کنید

استفاده از کلمات خیلی خودمانی و راحت در ایمیل اصلا حرفه‌ای نیست و مغایر قوانین ایمیل است، مهم نیست که گیرنده را چقدر خوب بشناسید. برای صمیمیت در کناررسمی بودن، از کلمات ” محترم ” یا ” عزیز ” استفاده کنید. استفاده از نام کوچک شخص در ادبیات نامه نگاری برخی کشورها رایج و کاملا مناسب است، اما در ایران متداول نیست. البته به خاطر داشته باشيد كه نام شخص را کوتاه نکنید مگر اينكه به شما اجازه انجام اين كار داده شود.

از شوخ طبعی استفاده نکنید

حس طنز به خوبی از طریق ایمیل انتقال داده نمی شود. آنچه شما فکر می کنید خنده دار است، شانس خوبی برای تفسیر مناسب توسط شخص گیرنده ندارد و شوخی شما به عنوان طعنه تعبیر می شود.

پیام خود را تصحیح کنید

اگر ادبیات و دانش شما پس از ارسال ایمیل قضاوت شد، تعجب نکنید. به عنوان مثال، اگر نامه الکترونیکی شما با کلمات اشتباه و خطاهای دستوری پر شده باشد، ممکن است شما با عناوین بی نظم، بی دقت یا حتی بی سواد تلقی شوید. قبل از کلیک روی دکمه “ارسال” ، املا ، دستور زبان و پیام خود را مجددا و کامل بررسی کنید.

فرض را بر این نگذارید که گیرنده می داند در مورد چه چیزی صحبت می کنید

پیام خود را به عنوان یک یادداشت مستقل ایجاد کنید ، حتی اگر در پاسخ به خیل عظیمی از ایمیل باشد. پاسخ به یک ایمیل فقط ارسال یک خط جواب نیست و شامل موضوع مرتبط و امکان ارتباط با ایمیل های قبلی و تحقیق است. گیرنده شما ممکن است هر روز صدها ایمیل داشته باشد و احتمالاً ارتباط پاسخ شما با وقایع منتهی به ایمیل‌های قبلی شما را به یاد نخواهد آورد.

به همه ایمیلها پاسخ دهید

پاسخ به موقع و مودبانه به هر ایمیل شرط اول رعایت آداب و قوانین ایمیل است. حتی اگر در حال حاضر پاسخی ندارید، متنی بنویسید تا به فرستنده اطلاع دهید که ایمیل آنها را دریافت کرده اید.

در عصبانیت ایمیل ارسال نکنید

هرگز در هنگام عصبانیت نامه الکترونیکی ارسال نکنید و قبل از ارسال، پیام خود را در نظر بگیرید. اگر احساس عصبانیت می کنید، پیام خود را در پوشه “پیش نویس” قرار دهید و هنگامی که آرام تر هستید،  دوباره ایمیل را مرور کرده و سپس ارسال کنید.

محرمانه بودن مطالب خصوصی را حفظ کنید

اشتراک گذاری ایمیل، حتی سهواً بسیار آسان است. اگر مجبورید اطلاعات بسیار شخصی یا محرمانه را به اشتراک بگذارید این کار را با اجازه از صاحب ایمیل و کسب مجوز انجام دهید.

از علامت تعجب یا ایموجی زیاد استفاده نکنید

علامت تعجب و کاراکترهای دیگر مانند شکلک ها، ایموجی‌ها و  مخفف هایی مانند LOL و کلیه کاراکترهایی که در تجارت و ارتباطات تجاری مرسوم نیستند استفاده نکنید.

استفاده از کاراکترهای خاص را کنار بگذارید مگر اینکه گیرنده را خیلی خوب بشناسید.

منبع